Esistono diversi casi in cui i rapporti commerciali, i percorsi di studio, le attività professionali o le questioni personali possono comportare la presentazione di determinati documenti italiani alle autorità o ad altri soggetti di un Paese straniero.
In questi casi, la questione linguistica è soltanto uno degli aspetti da considerare: occorre infatti verificare anche quali requisiti debbano rispettare i documenti per poter essere utilizzati nel Paese estero.
Non esiste una procedura valida universalmente per ogni situazione. La natura dell’atto, il Paese nel quale deve essere presentato e le richieste dell’autorità destinataria possono richiedere formalità differenti. Una verifica preventiva permette quindi di capire quale sia la soluzione appropriata.
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Quando un documento deve essere utilizzato all’estero
Le situazioni possono essere numerose. Certificati anagrafici e di stato civile possono servire per pratiche personali e familiari, mentre diplomi e titoli accademici possono essere richiesti per proseguire gli studi o accedere a determinate posizioni lavorative. A questi documenti si aggiungono atti giudiziari e notarili, procure e documentazione relativa alle attività d’impresa.
La necessità di una traduzione e le sue caratteristiche devono quindi essere valutate partendo dall’utilizzo concreto del documento. In alcuni casi può essere sufficiente una traduzione, mentre in altri possono essere previste ulteriori formalità.
Per esempio, quando viene richiesta una traduzione giurata con apostille, è importante accertarsi preventivamente dei requisiti stabiliti per quello specifico atto e per il Paese nel quale dovrà essere prodotto.
Le funzioni di traduzione, asseverazione, legalizzazione e apostille
La presenza di più adempimenti non vuol dire che questi abbiano la stessa finalità. La traduzione riguarda il contenuto linguistico del documento; l’asseverazione, secondo quanto previsto in Italia, comporta invece il giuramento del traduttore e la sua assunzione di responsabilità rispetto a quanto dichiarato nel verbale che accompagna la traduzione.
Diversa è la funzione della legalizzazione. Il Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale (MAECI) la definisce come la procedura attraverso la quale vengono attestate ufficialmente la qualifica del pubblico ufficiale che ha firmato un atto e l’autenticità della firma.*
Per gli Stati aderenti alla Convenzione dell’Aja del 1961, nei casi in cui essa trova applicazione, la legalizzazione è sostituita dall’apostille (apposizione della “postilla”).
Esistono inoltre convenzioni e disposizioni che semplificano la circolazione di determinate categorie di documenti. Nell’Unione europea, per esempio, per alcuni atti pubblici sono state eliminate la legalizzazione e formalità analoghe. Anche per questa ragione è opportuno evitare di considerare traduzione e apostille come passaggi sempre necessari per qualsiasi documento destinato all’estero.
La finalità del documento orienta la scelta
Prima di procedere è opportuno sapere esattamente dove dovrà essere presentato l’atto e per quale scopo. Un certificato destinato a un’amministrazione pubblica, un documento societario o un titolo di studio possono essere soggetti a requisiti differenti.
La scelta dei servizi di traduzione giurata e certificata deve quindi partire dalle indicazioni fornite dall’ente o dal soggetto che riceverà la documentazione. Verificare prima la lingua, il tipo di traduzione e le eventuali ulteriori formalità permette di impostare correttamente la pratica ed evitare adempimenti non necessari o contrattempi.
Quando un documento deve oltrepassare i confini nazionali, dunque, il punto di partenza non è stabilire in astratto quale procedura sia migliore, ma individuare quella richiesta per lo specifico utilizzo. È questa verifica preliminare a consentire di scegliere il modo giusto di preparare la documentazione.
* Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale, “Legalizzazione documenti”.
