Lavazza riorganizza il legal e investe nel digitale

Dall’apertura del primo flagship store a Shangai, alla ristrutturazione della direzione legale di gruppo, fino agli investimenti in digitalizzazione. Simona Musso, group general counsel di Lavazza, racconta a Le Fonti Legal il ruolo del team legale nelle recenti operazioni di espansione internazionale e i prossimi progetti della squadra.

Quali sono stati gli impatti della pandemia nell’attività e nelle responsabilità dell’ufficio legale?
Per quanto riguarda la direzione legale e societaria, eravamo già molto avanzati sotto il profilo della digitalizzazione, il che ci ha consentito di poter lavorare da casa per molti mesi avendo pieno accesso a tutti i nostri archivi senza impatti sulla velocità dei nostri interventi. L’impatto della pandemia sull’attività quotidiana è stato decisamente importante, perché abbiamo dovuto da un lato far fronte all’esigenza di continuare a fornire un supporto costante ed efficiente all’attività di business ordinaria e straordinaria, dall’altro abbiamo dovuto predisporre velocemente efficaci strumenti di condivisione ed interpretazione per tutte le società italiane del Gruppo dei numerosi interventi normativi di carattere emergenziale che soprattutto nei primi mesi hanno caratterizzato l’operato del nostro governo, senza trascurare la consulenza legata agli impatti della pandemia sull’esecuzione dei contratti di fornitura e distribuzione e l’assistenza, come segreteria societaria di gruppo, alla gestione virtuale delle assemblee della casa madre e delle consociate.

Lo scorso anno avete siglato una joint venture con Yum China Holdings per aprire il primo flagship store Lavazza in Cina. Qual è stato il ruolo del team legale in questa operazione?
Il ruolo del team legale interno è stato molto rilevante negli oltre due anni di negoziazione, dalla sottoscrizione degli accordi per la fase di test, all’apertura a febbraio 2020 del primo flagship store a Shangai, alla fase di rollout della partnership che ha visto aprire sinora 20 stores con sottoscrizione degli accordi definitivi a settembre 2021. Siamo stati coinvolti fin dalle fasi iniziali nell’analisi della migliore struttura societaria e in tutta la lunga fase di elaborazione, negoziazione e stesura degli accordi contrattuali, con particolare attenzione ad aspetti quali la struttura dell’operazione nel suo complesso, la definizione degli accordi tra i due soci della joint venture con relative regole di governance, la tutela della proprietà intellettuale, la negoziazione dei contratti di distribuzione e di fornitura. Posso affermare che in questa operazione abbiamo giocato un ruolo non soltanto di consulenti legali ma di parte integrante a guida del team di progetto, oltre che di coordinamento dei professionisti esterni.

Con la pandemia è mutato lo scenario in cui si muovono le imprese che lavorano sui mercati esteri. Dal punto di vista legale, a suo avviso, cosa è cambiato rispetto al periodo pre-covid?
L’aspetto a mio parere più rilevante dell’eredità post-pandemia è rappresentato da una incrementata consapevolezza dell’importanza della gestione del rischio, sia a livello di business che, conseguentemente, a livello legale: nell’epoca post Covid si amplificherà l’attenzione alle tematiche di compliance e di risk management, che vedono le direzioni legali direttamente coinvolte a supporto dell’organizzazione. Un altro fronte di grande attenzione è rappresentato dall’ineluttabilità di un urgente e profonda trasformazione digitale, delle aziende in primo luogo ma anche delle direzioni legali. Lo scenario pandemico, con la costrizione del lockdown e la forzatura del lavoro a distanza e dell’impossibilità di spostamenti, ha evidenziato infatti l’indispensabilità di un adeguamento tecnologico in grado di consentire comunicazioni e risoluzione di problemi anche a distanza.

Di quali progetti si occuperà la direzione legale nei prossimi mesi?
Abbiamo in cantiere due progetti di trasformazione profonda della nostra struttura, strettamente interconnessi. Il primo progetto, che abbiamo denominato LAW, acronimo di Legal Around the World, è rappresentato dalla ristrutturazione della direzione legale di gruppo, in coerenza con le esigenze espresse dalla dimensione multinazionale dell’azienda. Finora la struttura legale Lavazza era rappresentata dalla direzione di headquarter, basata presso la sede di Torino, e da legali in house operanti nelle consociate francesi, americane e indiane. A fine 2020 abbiamo avviato un progetto di assessment e di ridisegno delle esigenze di gestione legale anche delle consociate inglesi e tedesche e un rafforzamento della struttura francese, che ha rivelato la necessità di strutturare legal department locali da coordinare centralmente. Oltre all’investimento in capitale umano (legal manager locali) abbiamo introdotto sistemi di comunicazione e condivisione all’interno del network legale, rappresentati da incontri (virtuali) periodici di allineamento e affiancamento sulle tematiche di interesse comune.
Un’efficace risposta a questa esigenza di stabilire una connessione tra tutti gli interlocutori legali del network internazionale è stata individuata nel secondo progetto menzionato, rappresentato da un importante avanzamento nella digitalizzazione della funzione legale e della segreteria societaria di gruppo. Questo progetto è stato realizzato attraverso l’introduzione di strumenti informatici e processi di automatizzazione dei flussi di lavoro, la predisposizione di documenti e le successive fasi di revisione e archiviazione, l’implementazione di una piattaforma di contract management che presiederà le varie fasi di gestione della contrattualistica consentendo la creazione di uno spazio di lavoro digitale condiviso, sia a livello di head quarter sia a livello di consociate estere, configurando un ambiente collaborativo in logica di knowledge management integrato e completo.

Quali sfide dovranno affrontare i legali di impresa nei prossimi mesi?
La pandemia ha infatti rivelato con palese evidenza la necessità per tutte le aziende di rafforzare i processi di risk management, di implementare il monitoraggio garantista della contrattualistica, di presidiare con efficacia ed efficienza nuovi canali di interesse quali la sostenibilità e la trasformazione tecnologica. In questo processo la sfida per il legale interno è quella di dimostrare proattivamente il proprio ruolo di leader ispiratore delle strategie aziendali, cavalcando il cambiamento senza timori reverenziali, e adattandosi ad esso provando anche ad anticiparne le tendenze.

Iscriviti alla newsletter